Keberhasilan suatu proyek berada pada kualitas perencanaan secara menyeluruh. Starting point terletak pada penetapan objektif proyek dengan informasi detail yang memadai. Untuk itu diperlukan sebuah strategi pengelompokan detail terhadap setiap jenis pekerjaan proyek yang nantinya akan menjadi acuan dalam menyelesaikan objektif proyek.
Pengertian WBS
WBS merupakan singkatan dari Work Breakdown Structure. WBS adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan dengan tingkatan tertentu (hierarki). WBS merupakan suatu metoda yang digunakan untuk memecah proses pekerjaan dari pekerjaan yang bersifat umum menjadi lebih detail. Hal ini dimaksudkan agar proses perencanaan proyek memiliki tingkat yang lebih baik.
WBS disusun berdasarkan dasar pembelajaran seluruh dokumen proyek yang meliputi kontrak, gambar-gambar dan spesifikasi. Proyek kemudian diuraikan menjadi bagian-bagian dengan mengikuti pola struktur dan hirarki tertentu menjadi item-item pekerjaan yang cukup terperinci.
Peranan WBS yang sangat penting terkadang kurang disadari oleh para pelaku konstruksi. Dengan adanya WBS suatu proyek konstruksi dapat didefinisikan menjadi lebih detail dengan arah yang lebih jelas.
Fungsi WBS
Menurut Project Management Institute dialam PMBOK, terdapat beberapa fungsi yang sangat krusial dari WBS terhadap manajemen proyek, yaitu :
- Untuk mendefinisikan lingkup pekerjaan proyek yang harus dilaksanakan dan untuk mendetailkan (decomposition) lebih jauh menjadi komponen-komponen yang penting untuk dikendalikan. Dekomposisi lingkup pekerjaan proyek tergantung pada kebutuhan manajemen untuk kontrol dengan representasi tingkat detail yang memadai pada WBS.
- Untuk menyediakan kepada tim manajemen proyek dengan suatu framework dimana berdasarkan status proyek dan laporan progres.
- Untuk memfasilitasi komunikasi antara manajer proyek dan stakeholder selama masa proyek. WBS dapat digunakan untuk mengkomunikasikan informasi yang terkait dengan lingkup pekerjaan. Kombinasi WBS dengan data tambahan lain dapat dilah menjadi schedule, resiko, performance, ketergantungan, dan biaya.
- Sebagai input utama yang akurat untuk proses manajemen proyek dan tujuan lainnya seperti definisi aktivitas, network diagram, schedule program dan proyek, laporan performance, analisis resiko dan mitigasinya, alat kendali, atau organisasi proyek.
- Suatu acuan atas proses kontrol terkait proyek.
Berikut ini adalah beberapa dampak tidak menggunakan WBS, yaitu:
- Pendefinisian proyek yang tidak lengkap yang berdampak pada penambahan waktu pelaksanaan proyek karena keterlambatan.
- Ketidak jelasan mengenai apa tujuan pelaksanaan proyek.
- Lingkup proyek berubah-ubah atau tidak terkendali (sering terjadi perubahan).
- Kerugian proyek.
- Kesalahan menentukan batas waktu terhadap target waktu yang telah ditentukan sebelumnya.
Petunjuk menyusun WBS
Dari penjelasan sebelumnya, kita mesti dapat menyadari pentingnya WBS bagi proyek. Dengan WBS pelaksanaan prinsip manajemen di proyek dapat dikontrol dengan lebih baik dan lebih teliti, serta mengurangi terjadinya resiko kerugian yang mungkin akan timbul karena tidak adanya strategi yang matang. Lantas, apakah ada petunjuk dalam pembuatan WBS Proyek?. Bersumber dari PMBOK berikut ini beberapa langkah dan petunjuk dalam menyusun WBS untuk proyek:
- WBS adalah daftar seluruh aktifitas (100% Rules).
- Bentuk WBS dapat berupa format hierarki struktur organisasi dan format outline teks.
- Dibuat oleh orang yang kompeten dan yang akan mengerjakan proyek itu sendiri.
- Mendefinisikan elemen pekerjaan dengan kata benda dan kata sifat, bukan kata kerja.
- Gunakan kode untuk menunjukkan identitas dan level hierarki pada semua elemen.
- Harus memenuhi fungsi proyek dan persyaratan.
- Item WBS harus bisa dipertanggungjawabkan.
- Prosesnya merupakan iteratif sedemikian disepakati lingkup yang terlihat dapat dijadikan suatu dasar (baseline).
- Minimal terdiri atas dua level dimana terdiri atas satu level hasil dekomposisi.
- Pendetailan level harus optimal. Tidak terlalu detil dan tidak terlalu general.
- Level terendah bersifat subjektif tergantung kondisi proyek, namun harus bersifat:
- Manageable : Sehingga tingkat detil haruslah disepakati oleh pihak tertentu terkait dengan ini.
- Integratable : Sedemikian total paket dapat tergambarkan.
- Measurable : Untuk tujuan progres.
- Sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan aktifitas dapat diperkirakan dengan akurat.
- Durasi untuk pelaksanaan aktifitas dapat dibuat.
- Orang lain dapat memahami tindakan yang diambil.
